Chi Siamo
Engraph Italia srl collabora con le principali società EPC a livello mondiale, su grandi volumi di documenti e informazioni di progetto. Forniamo supporto nella gestione delle informazioni attraverso gruppi di lavoro preparati in conformità alle pratiche organizzative aziendali, nel raggiungimento dei più elevati standard di qualità. Soddisfiamo le esigenze specifiche di ogni progetto nel pieno rispetto delle politiche generali e dei requisiti di governance dell’intera organizzazione Le moderne aziende di ingegneria gestiscono un volume di informazioni in aumento esponenziale, che deve essere corretto, aggiornato in ogni momento e immediatamente disponibile. Allo stesso tempo, tutti stanno lottando con vincoli di budget, tempistiche aggressive e maggiori requisiti di collaborazione esterna. La nostra società aiuta nella gestione dei documenti e propone soluzioni personalizzate aprendo una corsia preferenziale per la modernizzazione della attività. Siamo la soluzione per condividere e gestire tutto il lavoro critico nella attività di ingegneria, indipendentemente dal formato (cartaceo o meno). Lavoriamo il flusso continuo di documentazione tecnica attraverso i processi, durante l’intero ciclo di vita: dal controllo del documento alla registrazione. Gestiamo versioni, creiamo e tracciamo complesse strutture documentali con la gestione delle revisioni. Raccogliamo documenti e file e prepariamo cataloghi meccanici, versioni cartacee ed elettroniche.
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Segreteria tecnica/Segreteria fornitori
Attività di controllo documentale (Ingegneria e Fornitori)
Forniamo supporto alle aziende per:
– Gestire il flusso di documentazione tecnica prodotta in ambito ingegneria, gruppi di progetto e costruzione, assicurandone la corretta identificazione nel rispetto degli standard aziendali e delle pratiche di ingegneria comuni.
– Ricevere e assegnare codici ai documenti preparati all’interno della struttura o provenienti dai fornitori in conformità ai requisiti imposti
– Trasmettere documenti in emissione, esternamente e internamente, secondo matrici di distribuzione definite per pertinenza
– Registrare nel sistema dedicato e archiviare la documentazione tra dipartimenti di progetto, appaltatori, fornitori e consulenti per il controllo delle costruzioni;
– Divulgare e registrare eventuali commenti ai documenti emessi, provenienti da terze parti
– Aggiornare costantemente i record dei documenti e disegni approvati nell’archivio dedicato e nel file server garantendone immediata e totale tracciabilità
Garantiamo che tutti i documenti ufficiali siano opportunamente verificati ed emessi nei tempi programmati e che non contengano errori nei nomi di file, revisioni, trasmissioni, ecc. prima di essere archiviati.
Garantiamo che copie controllate dei documenti e disegni approvati siano fornite al personale autorizzato, agli appaltatori e ai fornitori appropriati
I nostri document controller hanno una buona conoscenza della lingua inglese, buone capacità informatiche (MS Office -Word, Excel, Outlook; AutoCAD, Adobe Acrobat …)
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Database ed applicazione per organizzazione dati
I nostri database sono modelli personalizzabili per un’ampia varietà di scenari.
Possiamo aiutarti a creare il tuo database adattandolo perfettamente alla tua attività, così come il tuo catalogo elettronico, partendo dalla gestione del tuo flusso di lavoro per arrivare alla visualizzazione e organizzazione dei tuoi documenti nella maniera che desideri.
Possiamo creare moduli, visualizzazioni e grafici che rispecchino le tue esigenze per archiviare, filtrare, ordinare, raggruppare anche grandi quantità di dati.
Creiamo report scegliendo tra diverse modalità di visualizzazione dei risultati
Garantiamo la conformità alle politiche di qualità del cliente:
– aiutando ad automatizzare i processi di lavoro.
– imponendo standard di qualità nella categorizzazione dei documenti
– migliorando le prestazioni attraverso un accesso efficiente alle informazioni
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Archivi cartacei ed elettronici
Gestiamo versioni, creiamo e tracciamo complesse strutture documentali con la gestione delle revisioni. Raccogliamo documenti e file e prepariamo cataloghi meccanici, versioni cartacee ed elettroniche.
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Editing & data entry
Attività di preparazione formati standard (word/excel/autocad):
– inserimento loghi, property aziendale e indirizzo in calce
– formattazione del testo
Preparazione documentazione tecnica di progetto (word/excel/autocad):
– stesura dei documenti in conformità ai requisiti richiesti
– formattazione documentazione in base agli stili applicati al formato standard
– correzione dei documenti
Varie:
– battitura lettere nel rispetto dei canoni aziendali e e di progetto
– correzioni documenti pdf
– conversione files pdf in nativi (word/excel) e formattazione completa sulla base di formati std
– compilazione tabelle excel ed inserimento link
– preparazione formati pdf interattivi
– confronto tra documenti (word/excel/pdf)
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Attivita’ di supporto agli “Approvvigionamenti”
Forniamo supporto per le attività di approvvigionamento materiali svolte sui vari progetti e focalizzate sullo scambio di informazioni e documenti commerciali con i fornitori coinvolti dagli stessi, nel rispetto dei requisiti di Confidenzialità e segretezza. Nello specifico le attività vertono su:
Gestione Ordini:
– redazione ordini di progetto
– collettamento ordini provenienti da buyers originatori
– controllo di conformità e completezza dell’ordine come da requisiti aziendali e di Progetto
– correttezza dei riferimenti alla requisitions di appartenenza e controllo VENDOR assegnato
– preparazione copie con/senza prezzi per opportuna divulgazione nonchè copia conforme con timbro identificativo
– stampa completa
– collettamento delle firme per ufficializzazione
– inoltro PO firmato per emissione
– recordizzazione del file elettronico
– monitoraggio ricezione copia per accettazione da fornitori, controllo di conformità, registrazione e divulgazione interna
– corrispondenza con Fornitori per inoltro documentazione contrattuale richiesta (Insurance, etc)
– compilazione e aggiornamento dell’MR STATUS REPORT e dei log inclusivi dei dati di ciascun ordine, nonchè di tutta la documentazione richiesta ai fornitori
– emissione periodica dell’ MR STATUS REPORT
Gestione della Confidenzialità
– monitoraggio delle richieste di invio dei Confidentiality Undertaking ai fornitori corredati da opportuna documentazione,
– preparazione e aggiornamento del log comprensivo di tutti i dati dei fornitori coinvolti, corrispondenze, etc.
– Compilazione dei CU come da requisiti imposti ed inoltro ai fornitori
– Monitoraggio della ricezione dei CU controfirmati dai fornitori
– Sollecito dei fornitori per replica
– Stampa, controllo di conformità e archiviazione dei cartacei pervenuti
Chi sono i nostri clienti
I nostri clienti sono aziende internazionali leader nei settori Engineering & Construction, Technology & Energy Business Development con particolare attenzione alle industrie di trasformazione degli idrocarburi (Oil & Gas, Petrolchimico e Fertilizzanti) e competenze nel settore dell'energia e delle infrastrutture.
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